สำหรับผู้ใช้โปรแกรม Microsoft Excel ในการจัดเก็บข้อมูล บางครั้งเราอาจจำเป็นจะต้องมีการตรวจสอบข้อมูล ทั้งนี้อาจเกิดจากการนำข้อมูลจากที่อื่นๆ มารวมกัน ทำให้เกิดข้อมูลซ้ำได้ ถ้าปริมาณข้อมูลไม่มากนัก เราคงสามารถตรวจสอบด้วยตาเปล่าได้ แต่ถ้ามีข้อมูลจำนวนมากๆ จะมีวิธีการอย่างไรที่ทำให้เร็วที่สุด และได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำ
วันนี้มีคำแนะนำมาบอกต่อๆ กันครับ โดยเฉพาะกับนักบัญชี
วิธีการลบข้อมูลซ้ำๆ ใน Microsoft Excel
- คลุมข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบ ทั้งหมด
- คลิกแท็ป Data เลือกหัวข้อย่อย Data Tools เลือก Remove Duplicates
- จากนั้นจะพบหน้าต่าง Remove Duplicate ให้คลิกเลือกเฉพาะคอลัมภ์ที่ต้องการตรวจสอบ เช่น email เป็นต้น นอกนั้นให้เอาเครื่องหมายถูกด้านหน้าออก
- คลิกปุ่ม OK เพื่อตรวจสอบ
- ถ้ามีข้อมูลซ้ำ จะพบหน้าต่างแสดงให้ทราบว่า มีข้อมูลซ้ำเท่าไหร่
ข้อควรทราบ ข้อมูลที่ซ้ำ จะถูกลบออกไปทันที ถ้ามีปัญหาให้คลิกเลือก Undo เพื่อยกเลิกได้ แต่อย่างไรก็ตาม ก็ควรทำการสำรองข้อมลไว้ก่อนก็จะดีมาก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น